Es el conjunto de atributos articulados, interdependientes, dinámicos, construidos por la comunidad académica como referentes y que responden a las demandas sociales, culturales y ambientales. Dichos atributos permiten hacer valoraciones internas y externas a las instituciones, con el fin de promover su transformación y el desarrollo permanente de sus labores formativas, académicas, docentes, científicas, culturales y de extensión.

Son las características necesarias a nivel institucional que facilitan y promueven el desarrollo de las labores formativas, académicas, docentes, científicas, culturales y de extensión de las instituciones en coherencia con su naturaleza jurídica, tipología, identidad y misión institucional, así como de las distintas modalidades (presencial, a distancia, virtual, dual u otros desarrollos que combinen e integren las anteriores modalidades), de los programas que oferta, en procura del fortalecimiento integral de la institución y la comunidad académica, todo lo anterior en el marco de la transparencia y la gobernabilidad.

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 2° de la Ley 1188 de 2008, las instituciones deberán cumplir con las siguientes condiciones de calidad de carácter institucional: mecanismos de selección y evaluación de estudiantes y profesores, estructura administrativa y académica, cultura de la autoevaluación, programa de egresados, modelo de bienestar y recursos suficientes para garantizar el cumplimiento de las metas.

Cualquier modificación que afecte las condiciones de calidad del programa con las cuales se le otorgó el registro calificado al mismo, debe informarse al Ministerio de Educación Nacional a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (SACES), o el que haga sus veces. Dicha modificación se incorporará al respectivo registro calificado para mantenerlo actualizado.

Las modificaciones que afectan las condiciones de calidad del programa que requerirán aprobación previa y expresa del Ministerio de Educación Nacional serán las que conciernen a los siguientes aspectos:

1. Denominación o titulación del programa.
2. Número total de créditos del plan de estudios.
3. Cambio de estructura de un programa para incorporar el componente propedéu­tico.
4. Cualquier cambio de modalidad de un programa.
5. La inclusión dentro del registro único de una nueva modalidad, distinta a la otor­gada inicialmente.
6. Ampliación o modificación de los lugares de desarrollo.
7. Convenios que apoyan el programa, cuando de ellos dependa su desarrollo.
8. Cupos en los programas de la salud que requieran de la evaluación de la relación docencia servicio.

Para tal efecto, el representante legal o apoderado de la institución, con una antelación de 12 meses a la expiración del registro calificado, hará llegar al Ministerio de Educación Nacional la respectiva solicitud a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (SACES), o el que haga sus veces, junto con la debida justificación y los soportes documentales que evidencien su aprobación por el órgano competente de la institución, acompañado de un régimen de transición que garantice los derechos de los estudiantes, cuando aplique o corresponda.

El registro calificado es un requisito obligatorio y habilitante para que una institución de educación superior, legalmente reconocida por el Ministerio de Educación Nacional, y aquellas habilitadas por la ley, pueda ofrecer y desarrollar programas académicos de educación superior en el territorio nacional, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1° de la Ley 1188 de 2008.

El registro calificado será otorgado por el Ministerio de Educación Nacional mediante acto administrativo motivado en el cual se ordenará la inscripción, modificación o renovación del programa en el Sistema Nacional de Información de Educación Superior (SNIES) cuando proceda. El registro calificado tendrá una vigencia de 7 años, contados a partir de la fecha de ejecutoria del respectivo acto administrativo y ampara las cohortes iniciadas durante su vigencia.

El registro calificado del programa académico de educación superior es el instrumento del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior mediante el cual el Estado verifica y evalúa el cumplimiento de las condiciones de calidad por parte de las instituciones de educación superior y aquellas habilitadas por la ley.  Las condiciones de calidad hacen referencia a las condiciones institucionales y de programa.

El Reg­istro Calificado, su renovación o modificación, será otor­gado por el Ministerio de Educación Nacional, sin necesidad de adelantar la verificación y evaluación de las condiciones de calidad, previa solicitud en los formatos que para ello disponga el Ministerio de Educación Nacional, a través del Sistema de Ase­guramiento de la Calidad de la Educación Superior (SACES) o el que haga sus veces.

Los Pro­gramas del Área de la Salud que requieren formación en el campo asistencial, en todo caso, estarán sujetos a la evaluación de la relación docencia servicio, acorde con la normatividad vi­gente.

En el caso de los Prog­ramas que hayan obtenido la Acreditación en Alta Calidad, si esta se encuentra vi­gente se­gún la normatividad colombiana, el Ministerio de Educación Nacional procederá de oficio a la Renovación del Re­gistro Calificado del mismo por el término de la vigencia de la Acreditación del Prog­rama, si esta fue superior a 7 años.

El registro calificado único podrá ser solicitado por las instituciones, cuando frente a un programa pretendan implementar diversas modalidades y/o ofrecerlo en diferentes municipios.

Las instituciones que deseen ofrecer un programa académico con idéntico contenido curricular, mediante distintas modalidades (presencial, a distancia, virtual, dual u otros desarrollos que combinen e integren las anteriores modalidades), podrán solicitar un registro calificado único, siempre y cuando las condiciones de calidad estén garantizadas para la(s) modalidad(es) que pretenda desarrollar, en coherencia con la naturaleza jurídica, tipología, identidad y misión institucional.

En el caso de que la solicitud incluya dos (2) o más municipios, en los que se ofertará el programa, se otorgará un único registro y la propuesta debe hacer explícitas las condiciones de calidad de este en cada uno de los municipios, atendiendo al contexto y las posibilidades de la región.

Lo anterior, con el propósito de incentivar la flexibilidad, movilidad, regionalización y el desarrollo de rutas de aprendizaje en condiciones diversas de tiempo y espacio.

La renovación del registro calificado debe ser solicitada por las instituciones con no menos de 12 meses de anticipación a la fecha de vencimiento del respectivo registro.

Cuando el Ministerio de Educación Nacional resuelva no renovar el registro calificado o la institución decida no adelantar el proceso de renovación de registro calificado, la institución deberá garantizar a las cohortes iniciadas durante la vigencia del registro calificado del programa, la culminación del correspondiente programa en las condiciones que dieron lugar al otorgamiento del registro. Para el efecto, la institución deberá establecer y ejecutar un plan de contingencia, que prevea el seguimiento por parte del Ministerio de Educación Nacional, así como estrategias para garantizar la permanencia y continuidad de las cohortes ya iniciadas.

Para ello, dentro de los 2 meses siguientes, contados a partir de la fecha de ejecutoria del acto administrativo por medio del cual se niegue la renovación del registro calificado o vencida la vigencia del registro calificado que no fue objeto de solicitud de renovación, la institución deberá radicar dicho plan de contingencia ante la Subdirección de Apoyo a la Gestión de Instituciones de Educación Superior del Ministerio de Educación Nacional, o la dependencia que haga sus veces.

Si la institución radica la solicitud de renovación de registro calificado con la antelación señalada en el inciso primero de este artículo, el registro calificado se entenderá prorrogado hasta que se produzca decisión de fondo por parte del Ministerio de Educación Nacional. En ese sentido, la institución podrá recibir nuevas cohortes de estudiantes en el programa en mención hasta tanto se produzca dicha decisión.